こんにちは！
エルフィールドでエンジニアとして働いている、S.Yと申します。


毎月の月次提出物（例：勤怠表や経費申請書など）って、つい忘れがちですよね。
僕もよく遅れて怒られます…😅


そこで今回は、提出者（社員）が期限を忘れないようにするためのツールを作ることに挑戦！

Google Apps Script（GAS）を使い、月末に自動で提出依頼メールを送信し、
必要に応じてメンバーにリマインドできる仕組みを作ります。

提出率アップ・メンバーの手間削減・リマインド不要…まさに一石三鳥です！



今回やりたいこと

このツールで自動化したいのは次の4点です。


・提出者にリマインドメールを送付（社員が期限を忘れないように通知）

・メールに提出物を添付して送信（管理者側から提出者宛に）

・提出物は社員ごとにリネーム（誰の提出物か一目で分かるように）

・これらを月末に自動で実行（ツールが自動で処理）



GASとは？

GAS（Google Apps Script）は、Googleが提供するJavaScriptベースの開発環境です。


特徴

  • 環境構築不要、GoogleアカウントがあればOK
  • ブラウザ上で開発・動作確認可能
  • Spreadsheet、Gmail、Calendar、Googleドライブと簡単に連携可能
  • スクリプトをスケジュール実行可能（PC電源オフでもOK）


メリットとデメリット

＜メリット＞

  • 簡単なツールならすぐ作れる
  • 共有・共同編集がラク


＜デメリット＞

  • 実行時間に制約があるため、大規模開発には不向き
  • インターネット環境必須


前準備


今回は Spreadsheet + GAS + Gmail を連携させます。

  1. Googleアカウントにログイン

  2. Spreadsheetを開く

  3. [拡張機能] → [Apps Script] でスクリプトエディタを起動


これだけで開発準備完了！


ツール作成の流れ


まずはツールの外枠部分を作ります。

  1. Spreadsheetに社員名簿・月次提出物リスト・メールテンプレを作成
  2. 実行ボタンを配置し、トリガー設定で任意・自動実行可能に


Spreadsheetに作るデータ例

・社員名簿：氏名・社員番号・メールアドレス



・メールテンプレート：件名・本文



・ツール用シート：申請書リスト、実行ボタン



★ボタンは図形を選択し、右クリックから「スクリプトを割り当て」を選ぶだけです。（※下図参照）



まとめ

今回はデータ準備とツールの外枠作成まで紹介しました。
次回はコード実装編として、GASでメール送信とファイル操作を自動化する部分を紹介します。


お楽しみに！👋